Ogni responsabile logistico sa che un software di ottimizzazione percorsi migliora le operazioni. Il problema non è saperlo: è dimostrarlo. Quando si porta la proposta al CFO o alla direzione generale, servono numeri concreti, non promesse generiche di “efficienza”. Serve un business case solido, costruito sui costi reali della propria flotta, con proiezioni verificabili e un payback period chiaro.
Questa guida offre un framework pratico per calcolare il ROI di un software di route optimization, partendo dall’ordine di grandezza che dà la letteratura e da un esempio con ipotesi dichiarate.
Perché il ROI dell’ottimizzazione percorsi è così alto
Prima di entrare nel framework di calcolo, vale la pena capire perché il ritorno sull’investimento in questo ambito tende a essere superiore rispetto ad altre categorie di software aziendale.
La risposta sta nella struttura dei costi della distribuzione. In Italia il costo di una consegna è fatto soprattutto di tempo, non di chilometri. Nel nostro modello del costo di una consegna in farmacia, costruito solo da fonti pubbliche (tabelle MIT dei costi di esercizio, CCNL, Federfarma e ISTAT), fra il 49% e il 64% del costo pieno è tempo. Una fermata messa nell’ordine sbagliato, o sul mezzo sbagliato, costa minuti prima ancora che carburante.
Per questo la pianificazione manuale lascia tanto sul tavolo. Un buon pianificatore accorcia un giro anche a mano. È molto più difficile vedere a mano che le stesse consegne stanno in un mezzo in meno, o quali clienti costano più di quello che portano. In un contesto di margini compressi sono questi i numeri che separano un’operazione sostenibile da una in perdita.
Cosa aspettarsi realisticamente
L’ordine di grandezza viene dalla letteratura di riferimento sul Vehicle Routing Problem. Le applicazioni reali in Nord America e in Europa mostrano che pianificare con procedure computerizzate fa risparmiare in genere fra il 5 e il 20% dei costi globali di trasporto (Toth e Vigo, SIAM 2002). Il risparmio si distribuisce su queste voci:
- Chilometri percorsi. Meno km significano meno carburante, meno usura dei veicoli e meno ore di guida.
- Carburante. Conseguenza diretta della riduzione dei km, amplificata dall’eliminazione dei percorsi ridondanti e delle deviazioni evitabili.
- Veicoli necessari. Rotte meglio pianificate significano più consegne per veicolo, il che può tradursi nell’eliminazione di uno o più mezzi dalla flotta.
- Costi complessivi. Sommando carburante, manutenzione, ammortamento veicoli, ore autista e costi indiretti.
- Payback. Il ritorno arriva su due livelli. Chilometri, carburante e ore di pianificazione si muovono dalle prime settimane. Mezzi, turni e giri fissi si muovono quando si decide di cambiarli, e nell’esempio della fase 3 un mezzo in meno vale quasi quanto tutte le ore di pianificazione. In quanto tempo si ripaga il totale lo dice il calcolo della fase 4.
Un caso fra i nostri clienti: una multinazionale del food & beverage ha registrato una riduzione di 2 camion al giorno sull’area pilota dopo l’introduzione di un sistema di ottimizzazione percorsi. È un risultato sulla struttura della flotta, non sul giro di domani. Due veicoli in meno significano non solo il risparmio diretto su carburante e manutenzione, ma anche l’eliminazione dei costi di ammortamento, assicurazione, revisione e, potenzialmente, di due conducenti. Gli altri numeri che Optivo pubblica sono nella pagina dei risultati.
Il framework di calcolo: quattro fasi
Una premessa prima dei conti: il ROI dell’ottimizzazione non è alto per tutti allo stesso modo, e su certe operatività è vicino a zero. Se non l’avete ancora fatto, l’autovalutazione in otto domande dice in quale dei due casi siete prima che mettiate mano al foglio di calcolo.
Fase 1: Identificare i costi attuali
Il primo passo è fotografare con precisione la struttura dei costi della propria flotta. Molte aziende sottostimano i costi reali perché non aggregano tutte le voci. Ecco le categorie da considerare:
Costi diretti per veicolo/anno:
- Carburante (litri consumati x costo medio al litro)
- Manutenzione ordinaria e straordinaria
- Ammortamento o costo di noleggio/leasing
- Assicurazione e bollo
- Pedaggi e costi di accesso urbano (permessi ZTL, pass LEZ)
Costi del personale:
- Retribuzione degli autisti (inclusi straordinari)
- Ore dedicate alla pianificazione manuale dei percorsi
- Costi di gestione delle consegne fallite (servizio clienti, riconsegne)
Per la retribuzione degli autisti conviene partire dal costo pieno dell’ora e non dalla busta paga: le tabelle ministeriali 2026 sul costo dell’autista, con un esempio svolto voce per voce, mostrano la differenza.
Costi indiretti:
- Consegne mancate al primo tentativo (in Germania una consegna fallita costa in media 14,69 euro secondo un’indagine di Loqate di fine 2020, come approfondito nel nostro articolo sul costo reale delle consegne mancate)
- Penali contrattuali per ritardi o mancate consegne
- Costo opportunità: ordini non evasi per capacità di consegna insufficiente
Fase 2: Misurare i KPI di baseline
Non si può migliorare ciò che non si misura. Prima di implementare un software di ottimizzazione, è fondamentale stabilire i valori di partenza dei principali indicatori operativi:
- Km medi per consegna: distanza totale percorsa divisa per il numero di consegne effettuate.
- Consegne per veicolo/giorno: numero medio di stop completati con successo.
- Tasso di successo al primo tentativo: percentuale di consegne andate a buon fine senza necessità di un secondo passaggio.
- Costo medio per consegna: costo totale della flotta diviso per il numero di consegne.
- Ore di pianificazione giornaliere: tempo dedicato dal personale alla costruzione manuale dei percorsi.
- Tasso di utilizzo dei veicoli: percentuale di capacità effettivamente impiegata.
Per chi ancora pianifica su fogli di calcolo, il passaggio dalla pianificazione manuale a quella automatica è spesso il primo moltiplicatore di efficienza, ben prima di qualsiasi ottimizzazione algoritmica avanzata.
Fase 3: Proiettare i risparmi
Con i costi attuali e i KPI di baseline in mano, si possono stimare i risparmi attesi. Un esempio, con ipotesi da sostituire con le vostre.
Scenario: flotta di 15 veicoli, 120 consegne/giorno
| Voce di costo | Costo attuale annuo | Risparmio stimato | Risparmio annuo |
|---|---|---|---|
| Carburante | 180.000 EUR | 12% | 21.600 EUR |
| Manutenzione | 45.000 EUR | 8% | 3.600 EUR |
| Ore pianificazione (1,5 FTE) | 52.500 EUR | 70% | 36.750 EUR |
| Consegne fallite (8% su 30.000/anno) | 40.800 EUR | 50% | 20.400 EUR |
| Riduzione flotta (-1 veicolo) | 35.000 EUR | 100% | 35.000 EUR |
| Totale risparmio annuo | 117.350 EUR |
In questo scenario il risparmio vale circa 9.780 euro al mese: è il numero da confrontare con il costo annuo del software che vi viene proposto.
Naturalmente, i numeri vanno adattati alla realtà specifica. Una flotta più piccola vedrà risparmi assoluti inferiori ma percentuali spesso comparabili. Una flotta più grande amplifica ogni punto percentuale di miglioramento.
Fase 4: Calcolare il payback period
La formula è semplice:
Payback (mesi) = Costo annuo del software / (Risparmio annuo totale / 12)
Nello scenario precedente, ogni 10.000 euro di costo annuo del software si ripagano in poco più di un mese di risparmi (117.350 / 12 = circa 9.780 euro al mese).
Il payback period è il dato che interessa di più al CFO, perché risponde alla domanda fondamentale: quanto tempo ci vuole perché l’investimento si ripaghi? Quando i risparmi sono di questo ordine, il software di ottimizzazione percorsi si posiziona tra gli investimenti a ritorno più rapido nel panorama delle operations.
Il ritorno delle decisioni di struttura
Le quattro fasi misurano quello che cambia nella pianificazione di ogni giorno. Le decisioni che pesano di più sul conto economico si prendono più di rado, e lo stesso motore risponde anche a quelle, a patto che giri sui vostri dati e con i vostri vincoli:
- Quanti mezzi servono? Si toglie un mezzo dallo scenario, si ricalcola e si guarda se i giri stanno ancora nelle finestre orarie e nei turni. Se ci stanno, il risparmio è il costo annuo pieno di quel mezzo e, potenzialmente, di un autista.
- Quanto costa servire questo cliente? Qui serve il costo pieno, non quello marginale. Il costo marginale risponde a «quanto mi costa aggiungere questa fermata a un giro che parte comunque». Una decisione su un cliente, una zona o una frequenza di consegna impegna un mezzo e un autista per ore, e si giudica sul costo pieno.
- I giri fissi reggono ancora? Clienti nuovi e volumi che cambiano li allontanano dall’ottimo un po’ alla volta. Ricalcolarli ogni mese e cambiare solo dove conviene recupera quello che si è perso, come nel caso dei giri fissi nella logistica farmaceutica.
- Cosa ci impegniamo a fare in una gara? Nelle gare pubbliche i mezzi e i chilometri del piano trasporti diventano prima punteggio e poi obbligo contrattuale.
Un foglio di calcolo può dire che bastano due mezzi in meno. Un motore di ottimizzazione lo dice mostrando i giri che si fanno senza, ed è questo che rende la risposta presentabile a un CFO. Su OptivoRoute queste decisioni girano sullo stesso motore del piano di ogni giorno.
I risparmi che non entrano nel foglio di calcolo
Il framework descritto sopra cattura i risparmi quantificabili. Ma alcuni dei benefici più significativi sono difficili da inserire in un business case numerico:
Scalabilità senza costi proporzionali. Con la pianificazione manuale, raddoppiare le consegne significa raddoppiare il personale di pianificazione. Con un software di ottimizzazione, il lavoro di pianificazione per ogni consegna aggiuntiva è vicino a zero.
Capacità di reagire ai vincoli normativi. Le restrizioni urbane (ZTL, LEZ, divieti Euro 5) aggiungono complessità che la pianificazione manuale non riesce a gestire. Un software che integra questi vincoli automaticamente evita sanzioni e consegne mancate senza richiedere sforzo aggiuntivo al pianificatore.
Migliore qualità del lavoro. I fleet manager che passano dalla pianificazione manuale a quella automatica non liberano solo 2-3 ore al giorno: liberano attenzione. Possono dedicarsi alla gestione delle eccezioni, all’analisi delle performance, al rapporto con i clienti, invece di costruire rotte a mano ogni mattina.
Dati che si accumulano. Ogni piano e ogni giro eseguito restano nel sistema. Dopo qualche mese c’è lo storico che serve a una decisione di struttura (dove aggiungere un deposito, quando rinnovare un veicolo, quali clienti generano costi sproporzionati) al posto di una stima fatta una volta l’anno. Per chi vuole strutturare un cruscotto operativo completo, i KPI essenziali per il fleet manager rappresentano il punto di partenza.
Come presentare il business case
Il business case per un software di ottimizzazione percorsi si presenta in modo diverso a interlocutori diversi:
Al CFO: payback period, risparmio annuo netto, riduzione del costo per consegna e costo pieno dei clienti principali. Numeri, non feature. Il CFO vuole sapere in quanti mesi il software si ripaga, qual è il ritorno annuo a regime e quali mezzi e quali clienti la struttura di oggi sta pagando.
Al direttore operativo: riduzione dei km, aumento delle consegne per veicolo, riduzione dei veicoli necessari, eliminazione delle ore di pianificazione manuale. L’operations manager vuole capire l’impatto sulla capacità operativa.
Alla direzione generale: vantaggio competitivo, capacità di scalare, conformità normativa, riduzione del rischio. La direzione vuole sapere se l’investimento protegge e rafforza la posizione dell’azienda nel mercato.
Il costo di non ottimizzare
L’errore più comune nella valutazione del ROI è confrontare il costo del software con lo zero. Il confronto corretto è con il costo della situazione attuale: i km in eccesso percorsi ogni giorno, le ore sprecate in pianificazione manuale, le consegne fallite, i veicoli sottoutilizzati.
La vera domanda non è se il software si ripaga, ma quanto sta costando il piano di oggi: in chilometri ogni giorno, in mezzi e clienti ogni anno.
Il ROI non è una promessa. È una misura. E con l’ordine di grandezza e il framework descritti in questa guida, è una misura che ogni fleet manager può calcolare sulla propria flotta, con i propri numeri, oggi stesso. Se lo strumento è ancora da scegliere, la guida su come scegliere un software di ottimizzazione dei giri raccoglie le domande da fare prima della prova. Per applicare il calcolo ai tuoi giri reali, scopri OptivoRoute, il nostro software di ottimizzazione percorsi.
Nel glossario: Ottimizzazione dei percorsi · VRP (Vehicle Routing Problem)