Consulenti del lavoro
GPS sui mezzi dei vostri clienti: i dati tecnici li prepariamo noi
Per le aziende che usano OptivoTrack con autisti dipendenti, lo studio riceve quello che la relazione all'Ispettorato chiede sul dispositivo. Ogni mese, poi, partenze e rientri degli autisti. La pratica resta vostra.
Una volta per cliente
Il dossier compliance per l'accordo o l'istanza
In una pratica sul GPS la parte che di solito blocca è la relazione tecnica: frequenza di rilevazione, fasce orarie, conservazione, chi vede i dati. Sono informazioni che conosce il fornitore del sistema, e il cliente spesso non sa dove trovarle.
Per i clienti OptivoTrack prepariamo il dossier compliance, che ve le porta già scritte.
Se l'accordo o il provvedimento chiedono un registro degli accessi ai dati di posizione, o una modalità privacy che l'autista attiva da sé, le aggiungiamo su richiesta del cliente.
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Nota tecnica sul dispositivo
Cosa registra, con che frequenza, per quanto tempo si conservano i dati e chi li vede. Si allega all'accordo con le RSA o RSU o all'istanza all'Ispettorato.
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Estratto della configurazione
Le impostazioni effettivamente caricate sul sistema, da confrontare con quello che scrivete nell'atto.
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Bozze di informativa e DPIA
Da adattare al cliente e da validare: sono il punto di partenza, non il documento finale.
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Affiancamento nella pratica
Rispondiamo alle domande tecniche durante l'accordo o l'istruttoria. Se l'Ispettorato prescrive fasce orarie, frequenze o tempi di conservazione, quelle prescrizioni diventano impostazioni della piattaforma.
Se il cliente usa anche l'app autista di OptivoRoute, che registra la posizione con la prova di consegna, aggiungiamo la descrizione da inserire nella stessa istanza del GPS. Il perché è nella guida sulla nota INL 9728/2019.
La pratica resta dello studio
La valutate, la firmate con il cliente e la depositate voi. Optivo non presenta istanze per conto dei clienti: gli adempimenti in materia di lavoro per conto del datore spettano a consulenti del lavoro, avvocati e commercialisti (L. 12/1979, art. 1).
Ogni mese
Partenze e rientri degli autisti, per le paghe
La pratica sul GPS si fa una volta per cliente. Le paghe degli autisti si fanno ogni mese, e trasferte e straordinari dipendono da quando il mezzo esce e rientra. Sui furgoni senza tachigrafo, se nessun sistema li registra, quegli orari si ricostruiscono a mano.
Per i clienti OptivoTrack, partenze e rientri si esportano per autista e per giorno. Colonne e formato si concordano con lo studio, mentre il calcolo di ore, fasce di trasferta e voci di busta paga resta vostro. I dati sono del cliente, quindi l'export arriva allo studio con il suo accordo.
Le regole che decidono quelle ore, dal D.Lgs. 234/2007 agli artt. 11 e 11 bis del CCNL, sono nella guida sull'orario di lavoro degli autisti.
Una condizione da scrivere prima
Se gli orari vengono dal GPS, usarli per le paghe richiede che l'informativa agli autisti lo preveda: i dati raccolti con gli strumenti dell'art. 4 sono utilizzabili ai fini del rapporto di lavoro solo con un'informativa adeguata (art. 4, comma 3, L. 300/1970). Conviene metterlo nell'informativa quando si prepara la pratica, insieme alle altre finalità.
La stessa regola decide se i dati di posizione reggono in una contestazione disciplinare.
Strumenti
Tre strumenti da girare ai clienti
Il cliente li usa da solo, prima o dopo averne parlato con voi.
Check
GPS sui mezzi aziendali: cosa manca
Dieci domande su accordo o autorizzazione, informativa e impostazioni del sistema. Il cliente arriva da voi sapendo già cosa manca.
Apri lo strumentoCalcolatore
Trasferta dell'autista
Le fasce dell'art. 62 del CCNL Logistica, trasporto merci e spedizione, con gli importi in vigore dal 2025, e il costo annuo per la flotta.
Apri lo strumentoCalcolatore
Costo dell'ora di autista
Il costo pieno di un'ora sulla tabella del Ministero del Lavoro (D.D. 135/2025), con straordinari, trasferte e ore improduttive.
Apri lo strumentoKit PDF
Ispezione del lavoro nel trasporto
I documenti che l'ispettore chiede in sede, autisti compresi, e le scadenze dopo il verbale, in un PDF da lasciare ai clienti.
Apri lo strumentoCon il codice dello studio
Su richiesta vi diamo i link agli strumenti con un codice vostro in coda, per esempio
?utm_source=consulenti&utm_content=studio-rossi.
Se un cliente apre lo strumento da quel link e ci lascia i suoi dati, il codice ci arriva
insieme a quei dati e sappiamo che viene da voi.
Procedura
Art. 4 e casi del Garante, in breve
Con RSA o RSU si fa l'accordo. Senza, si presenta l'istanza all'Ispettorato con il modulo INL 1.2 e una relazione su sette punti: il termine è di 60 giorni per la sede territoriale, e non c'è silenzio-assenso.
Nei cinque provvedimenti del Garante del 2025 e del 2026 sul controllo a distanza nei veicoli raccolti nella guida, tre aziende avevano l'accordo o l'autorizzazione. Il sistema però registrava in modo diverso da quanto scritto, o l'informativa non era mai stata consegnata.
Modulo, bolli, termini, i sette punti della relazione e la tabella dei provvedimenti sono nella guida su GPS, privacy e Statuto dei Lavoratori.
Domande frequenti
Chi presenta l'istanza all'Ispettorato per il GPS?
Lo studio, con il cliente. Gli adempimenti in materia di lavoro per conto del datore sono riservati a consulenti del lavoro, avvocati e commercialisti (L. 12/1979, art. 1), quindi Optivo non presenta istanze. Diamo i dati tecnici sul dispositivo e sulla configurazione, e le impostazioni si adeguano alle prescrizioni del provvedimento.
Il dossier compliance ha un costo?
Le condizioni del dossier si definiscono con il cliente, caso per caso, insieme al resto della fornitura. Non pubblichiamo prezzi.
Quali dati degli autisti riceve lo studio ogni mese, e in che formato?
Partenze e rientri si esportano per autista e per giorno. Colonne e formato si concordano con lo studio, mentre il calcolo di ore, fasce di trasferta e voci di busta paga resta vostro. I dati sono del cliente, che è titolare del trattamento: l'export arriva allo studio con il suo accordo. Se gli orari vengono dal GPS, l'uso per le paghe deve essere scritto nell'informativa agli autisti (art. 4, comma 3, L. 300/1970).
Il dossier vale anche se il cliente usa un GPS di un altro fornitore?
No: nota tecnica ed estratto della configurazione descrivono il dispositivo e la piattaforma di OptivoTrack. Con un altro fornitore resta il check GPS, che vale per qualunque sistema e mostra al cliente cosa manca prima di arrivare da voi.
Contatto
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Diteci quanti clienti seguite con mezzi e autisti dipendenti, o quale cliente abbiamo in comune. Vi risponde una persona del team, all'indirizzo che lasciate.
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Vi risponde una persona del team, all'indirizzo che avete indicato.
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