Quando l’autista chiude una consegna sull’app, il destinatario firma sul display, l’autista scatta una foto e la prova di consegna parte con data, ora e il punto esatto in cui è stata firmata. È proprio quella coordinata a renderla una prova difficile da contestare. Se però l’autista è un dipendente, quella coordinata è anche la posizione di un lavoratore in un momento preciso della giornata, e la domanda per chi gestisce la flotta diventa: serve l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato anche per l’app?
L’Ispettorato nazionale del lavoro ha risposto nel 2019, su un caso concreto, con la nota 9728 del 12 novembre. Questo articolo racconta cosa ha deciso, a quali condizioni, e cosa ne segue per chi usa oggi un’app di consegna con autisti dipendenti. Per il GPS installato sui mezzi vale la guida su come si chiede l’autorizzazione GPS per i mezzi aziendali.
Il caso della nota INL 9728 del 2019
Uno studio legale aveva chiesto l’autorizzazione per conto di diverse imprese di trasporto e corriere che consegnavano per lo stesso committente, Lyreco Italia. Il committente aveva sviluppato un’applicazione da installare sugli smartphone degli autisti; gli smartphone erano di proprietà e nella disponibilità esclusiva delle imprese di consegna. La Direzione centrale vigilanza dell’Ispettorato ha scritto agli uffici territoriali per dare un’indicazione unica, così che la stessa app non ricevesse risposte diverse da una provincia all’altra.
L’app faceva quattro cose:
- mostrava all’autista l’elenco delle consegne del giorno, senza imporre un percorso né un ordine;
- chiudeva la consegna con la firma del cliente sul display o sul documento di trasporto, e solo in quel momento registrava in automatico la posizione del lavoratore;
- trasmetteva all’impresa e al committente la conferma della consegna con data e ora;
- permetteva all’autista di segnalare un’anomalia del veicolo o chiedere aiuto, e anche in quel caso attivava la posizione.
La nota lo dice in modo esplicito. L’app non consente una geolocalizzazione continua: la posizione si attiva solo alla consegna e alla richiesta di aiuto, e la rilevazione si chiude subito dopo.
Cosa ha concluso l’Ispettorato
Le esigenze organizzative e produttive c’erano: l’elenco delle consegne, la verifica in tempo reale della correttezza e della puntualità del servizio, le consegne e i resi ancora da fare, e una prova reale in caso di controversia con il cliente. C’era anche la sicurezza del lavoro, perché l’app aiutava a trovare il corriere in un’emergenza. Su questa base l’Ispettorato ha ritenuto che ci fossero i presupposti per rilasciare l’autorizzazione dell’art. 4, e che gli uffici potessero farlo senza ulteriori accertamenti tecnici preventivi, visto che l’app funzionava allo stesso modo su tutto il territorio nazionale.
Il punto da non perdere è la strada scelta. La nota tratta l’app come uno strumento da autorizzare con la procedura del comma 1, e non discute l’esenzione del comma 2 per gli strumenti che il lavoratore usa per rendere la prestazione. È la stessa logica con cui la circolare INL 2 del 7 novembre 2016 ha escluso il GPS da quell’esenzione, considerandolo un elemento aggiunto allo strumento di lavoro. Per chi usa oggi un’app di consegna che registra la posizione, la lettura prudente è quindi questa: la posizione alla firma si autorizza, non si dà per esente.
Se in azienda c’è anche il GPS sui mezzi, l’app va descritta nello stesso atto. Il check del GPS sui mezzi aziendali in dieci domande dice in pochi minuti se mancano l’accordo o l’autorizzazione, l’informativa o una configurazione coerente con quanto scritto.
Le condizioni dell’autorizzazione
L’autorizzazione dell’Ispettorato è ammessa solo se nell’impresa non ci sono rappresentanze sindacali aziendali o unitarie, oppure se il tentativo di accordo con loro è fallito. Con le RSA o le RSU la strada è l’accordo. Le condizioni fissate dalla nota sono cinque, più una riserva:
- un’informativa scritta ai lavoratori, ai sensi del comma 3 dell’art. 4, su come funziona l’app, come si fanno i controlli e per quali finalità;
- le modifiche al funzionamento, alla conservazione e alla gestione dei dati vanno comunicate e autorizzate prima di applicarle;
- installazione, uso, conservazione e protezione dei dati nel rispetto della normativa privacy;
- l’accesso ai dati, consentito solo per le finalità autorizzate, va tracciato in modo da sapere chi ha visto quali dati e perché, e i log di accesso si conservano per un congruo periodo;
- i dati si conservano per il tempo strettamente necessario agli scopi della raccolta.
La riserva è che l’Ispettorato territoriale può verificare che l’app sia usata come descritto nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento. Quelle specifiche, quindi, devono descrivere la configurazione reale, non quella del depliant.
Due cose la nota non le dice. Non nomina la valutazione d’impatto: resta dovuta per l’art. 35 del GDPR, perché il Garante, con il provvedimento 467 dell’11 ottobre 2018, ha messo nell’elenco dei trattamenti che la richiedono i sistemi che permettono il controllo a distanza dei dipendenti, compresa la geolocalizzazione. E non fissa la durata del «congruo periodo» per i log: per le telecamere la circolare INL 5 del 2018 parla di almeno sei mesi, ed è un riferimento ragionevole anche qui.
Smartphone aziendale o personale
Nel caso del 2019 gli smartphone erano dell’impresa di consegna, in sua esclusiva proprietà e disponibilità, e l’autorizzazione è stata data su quel presupposto. La nota non dice niente sull’app installata sul telefono personale dell’autista.
Con il telefono personale la valutazione è più delicata, perché lo stesso apparecchio accompagna il lavoratore anche fuori dal servizio. Prima di depositare va chiarito con il consulente del lavoro che l’app acquisisce la posizione solo all’evento di consegna, mai in background, e come lo si dimostra nelle specifiche tecniche. L’informativa deve dirlo con le stesse parole.
Il committente vede le consegne: attenzione a chi è titolare dei dati
Nel 2019 l’app era stata sviluppata dal committente, che riceveva la conferma di ogni consegna in tempo reale. Cinque anni dopo l’Ispettorato è stato più rigido sul tema. Con la nota 7020 del 2024 ha indicato che l’istanza del vettore va rigettata quando il titolare dei dati raccolti risulta il committente: le esigenze e la titolarità devono essere del datore di lavoro che chiede l’autorizzazione.
In pratica conviene separare due flussi. La conferma di consegna (firma, foto, data e ora) è un dato del servizio, che il committente può legittimamente ricevere. La posizione dell’autista dipendente resta un dato del vettore, che ne è titolare e la tratta per le proprie finalità.
Cosa scrivere nella relazione per l’app
Chi ha anche il GPS sui mezzi descrive l’app nella stessa relazione allegata all’istanza, con il modulo INL 1.2, e consegna agli autisti un’unica informativa che copra i due strumenti. Per l’app servono poche righe precise:
| Voce | Cosa scrivere |
|---|---|
| Quando si attiva la posizione | Solo alla registrazione della prova di consegna, ed eventualmente alla richiesta di aiuto, mai in modo continuativo o in background |
| Cosa registra | Firma del destinatario, foto, data e ora, coordinate del punto di consegna |
| Su quale telefono | Smartphone aziendale o personale dell’autista |
| Chi riceve cosa | Chi in azienda vede le posizioni; cosa riceve il committente |
| Accessi | Utenti autorizzati per iscritto, log con il dato consultato e il motivo |
| Conservazione | Giorni per le coordinate e per la prova di consegna, con la ragione, di solito le contestazioni dei clienti |
| Modifiche | Comunicate e autorizzate prima, come chiede la nota |
Se l’app è già in uso senza accordo né autorizzazione
L’art. 38 dello Statuto punisce la violazione dell’art. 4 con l’ammenda o l’arresto da 15 giorni a un anno, e le istruzioni del modulo INL 1.2 avvertono che conta anche la sola installazione prima del provvedimento. Il comma 3 aggiunge che i dati raccolti senza la procedura non sono utilizzabili nel rapporto di lavoro.
La strada è regolarizzare con il consulente del lavoro: accordo con le rappresentanze, se ci sono, oppure istanza all’Ispettorato, con la relazione e l’informativa. Il termine è di 60 giorni per le sedi territoriali, senza silenzio-assenso. Nel frattempo va deciso con il consulente come gestire l’uso dell’app da parte dei dipendenti.
Domande frequenti
Un’app di consegna che registra la posizione richiede l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato?
Sì, se gli autisti sono dipendenti. Con la nota 9728 del 12 novembre 2019 l’Ispettorato ha trattato un’app che registrava la posizione solo alla firma di consegna e alla richiesta di aiuto come uno strumento da autorizzare ai sensi dell’art. 4 dello Statuto, alle condizioni di informativa scritta, accessi tracciati e conservazione limitata al necessario.
L’app che registra la posizione solo alla firma è uno strumento di lavoro esente?
La nota 9728 non discute l’esenzione del comma 2 e tratta l’app con la procedura di autorizzazione del comma 1. L’Ispettorato ha già escluso il GPS dall’esenzione, come elemento aggiunto allo strumento di lavoro (circolare INL 2 del 2016). La lettura prudente è chiedere l’autorizzazione, o fare l’accordo, anche per la posizione registrata alla consegna.
Si può installare l’app sullo smartphone personale dell’autista?
La nota 9728 riguarda smartphone di proprietà esclusiva delle imprese di consegna e non dice niente sul telefono personale. In quel caso va dimostrato che l’app acquisisce la posizione solo all’evento di consegna e mai fuori servizio, e la valutazione va fatta con il consulente del lavoro prima di depositare l’istanza.
Le posizioni registrate alla consegna si possono usare in una contestazione disciplinare?
Solo se la raccolta è lecita in tutti i passaggi: procedura dell’art. 4 fatta per l’app, informativa adeguata consegnata prima, configurazione e conservazione coerenti con l’atto. Il divieto di uso disciplinare dell’art. 11 septies del CCNL Logistica, trasporto merci e spedizione riguarda i sistemi satellitari: se copra anche la posizione dell’app è da valutare con il consulente. Le condizioni generali sono spiegate nell’articolo sui dati GPS nelle contestazioni disciplinari agli autisti.
Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale. Per un caso concreto, verifica con il tuo consulente del lavoro o con un legale.
Il passo successivo
L’app autista di OptivoRoute chiude una consegna in tre tocchi e registra con ogni prova di consegna digitale firma, foto, data e ora e la posizione del punto di consegna, una volta per consegna e mai in background. Se lavori con autisti dipendenti, la descrizione dell’app entra nella relazione per l’Ispettorato insieme alla documentazione del dossier compliance del GPS.
Prenota una demo e vediamo insieme come descrivere app e GPS nella stessa istanza.
Nel glossario: Proof of Delivery digitale (POD)