Strumento gratuito
Il GPS sui mezzi aziendali: cosa ti manca per usarlo
Dieci domande su accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato, informativa agli autisti e impostazioni del localizzatore. Il risultato dice cosa resta da fare, non se sei in regola. Immediato, nessuna registrazione.
L'art. 4 non riguarda i tuoi mezzi. Il contratto con i vettori sì.
Senza autisti dipendenti alla guida non c'è il rapporto di lavoro che l'art. 4 tutela. Restano gli obblighi del GDPR verso i padroncini e, se il vettore ha autisti dipendenti, la procedura spetta a lui: tu puoi chiedergli di farla, non farla al posto suo.
Cosa manca, dalle tue risposte
Da dove partire
- L'Ispettorato respinge l'istanza del vettore quando le esigenze dichiarate sono del committente e il titolare dei dati, nei documenti allegati, è il committente (nota INL 7020 del 25 settembre 2024). Le esigenze e la titolarità dei dati di posizione devono restare al vettore.
- Verso il padroncino senza dipendenti servono informativa e base giuridica, di norma il legittimo interesse legato alle consegne, e un accordo ex art. 28 o 26 GDPR con il vettore che ha dipendenti.
- Le fasce orarie restano la misura più utile: vedere il mezzo del terzista solo nelle finestre del tuo servizio evita di raccogliere dati che non ti servono e che non puoi giustificare.
- Se una parte della flotta è guidata da dipendenti, rifai il check per quella parte.
Prima delle impostazioni, serve l'atto.
Con queste risposte, di solito, il GPS è acceso senza un accordo sindacale o un'autorizzazione dell'Ispettorato che lo nomini. È la mancanza meno costosa da sistemare e la più costosa da lasciare così: la procedura è un modulo con una relazione; l'alternativa è il caso del 2026 di un autotrasportatore che usava il GPS dal 2015 e ha chiesto l'autorizzazione nel 2023.
Cosa manca, dalle tue risposte
Da dove partire
- Se in azienda ci sono RSA o RSU, la via è l'accordo con loro. Se no, l'istanza alla sede territoriale dell'Ispettorato con il modulo INL 1.2, via PEC, con due marche da bollo da 16 euro o l'autodichiarazione INL 1.4.
- La relazione da allegare descrive sette cose: le esigenze fra le tre di legge, l'accesso in tempo reale e perché, la registrazione degli accessi, la disattivazione da parte dell'autista, la fascia oraria, la conservazione con la sua giustificazione, chi accede ai dati e per cosa.
- Tempi: 60 giorni per la sede territoriale, 90 per quella centrale, dal bollo. Non c'è silenzio-assenso: finché la risposta non arriva, l'autorizzazione non esiste.
- Il consenso firmato dagli autisti non sostituisce l'atto, e un'autorizzazione ottenuta per le telecamere non copre il localizzatore.
La carta c'è. La configurazione dice un'altra cosa.
Con questo profilo, di solito, accordo o autorizzazione esistono, ma il software registra o mostra più di quanto l'atto prometta. È la situazione di tre dei cinque casi sanzionati dal Garante fra il 2025 e il 2026: 50.000 euro a un autotrasportatore con l'autorizzazione del 2021, 6.000 a un'azienda sanitaria con l'accordo del 2018, 39.000 a un'azienda di vigilanza con l'accordo del 2019, per rilevazione continua, nessuna disattivazione, conservazione lunga, informativa mancante, uso disciplinare.
Cosa manca, dalle tue risposte
Da dove partire
- Prendi l'atto e la schermata delle impostazioni e confrontali riga per riga: frequenza di rilevazione, fasce orarie o modalità privacy, giorni di conservazione, ruoli che vedono la mappa, registro degli accessi.
- Ogni voce che non coincide si risolve o nel software, se espone l'impostazione, o con un'istanza di modifica all'Ispettorato: cambiare la conservazione è un'integrazione, cambiare le finalità è una nuova autorizzazione.
- La disattivazione in pausa e fuori orario regge se non dipende dalla memoria dell'autista: fasce di servizio configurate a monte, con la posizione non registrata fuori fascia.
- I dati conservati oltre quanto scritto vanno cancellati, non solo nascosti.
- Il punteggio per autista e l'uso disciplinare non si aggiungono a una configurazione: si aggiungono prima all'atto e all'informativa.
Il sistema è impostato con criterio. Mancano i documenti che lo dicono.
Con questo profilo, in genere, l'atto esiste e la configurazione è prudente; a mancare sono l'informativa specifica, la DPIA o il registro. Sono i documenti che l'Ispettorato o il Garante chiedono per primi in un controllo, e senza informativa adeguata i dati non sono utilizzabili (art. 4, comma 3).
Cosa manca, dalle tue risposte
Da dove partire
- L'informativa deve nominare il GPS: cosa registra, quando, per quanto tempo, chi vede i dati, per cosa li usa. Consegnata per iscritto, con ricevuta, a ogni autista.
- La geolocalizzazione dei lavoratori è nell'elenco del Garante (2018) dei trattamenti che richiedono la DPIA: la valutazione va scritta e aggiornata quando cambiano fornitore, dispositivo o finalità.
- Il registro dei trattamenti deve descrivere il trattamento vero: in un caso del 2026 conteneva un accordo sindacale mai firmato.
- Tieni insieme atto, informativa, DPIA e nota tecnica del dispositivo: è il fascicolo da mostrare.
Oggi niente da segnalare. Il lavoro è tenerlo così.
Dalle risposte non emergono mancanze sui tre fronti che il check guarda. Non è un attestato di conformità: è l'elenco di ciò che va verificato di nuovo a ogni cambiamento.
Cosa manca, dalle tue risposte
Da dove partire
- Cambio di fornitore, di dispositivo o di finalità: la nota tecnica e l'informativa vanno rifatte, e se cambiano le ragioni dell'uso serve un nuovo atto.
- Nuove sedi: le istruzioni del modulo INL 1.2 dicono che il provvedimento riguarda lo strumento e si estende senza nuova istanza, finché le ragioni restano quelle autorizzate.
- Conserva la prova della consegna dell'informativa a ogni autista nuovo.
- Una volta l'anno confronta impostazioni e atto: è quello che le aziende sanzionate nel 2025-2026, con l'autorizzazione in mano, non avevano fatto.
Questo strumento elenca le mancanze più frequenti rispetto a quanto chiedono l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, il modulo INL 1.2 e i provvedimenti del Garante. Non dice se sei in regola e non sostituisce il consulente del lavoro o il responsabile della protezione dei dati.
Ricevi l'elenco di cosa manca via email
Ti mandiamo il risultato con i punti da verificare e con chi verificarli: cosa sistema il software, cosa va dal consulente del lavoro.
Elenco in arrivo nella tua inbox
Ti abbiamo inviato il risultato con i punti da verificare. Controlla anche lo spam se non lo vedi entro due minuti.
Vuoi guardarlo sui tuoi mezzi?
Prenota mezz'ora sul tuo casoAtto, informativa e impostazioni: niente demo generica, nessuna consulenza legale.
Vuoi approfondire?
Procedura
Come si chiede l'autorizzazione all'Ispettorato
Accordo sindacale o modulo INL 1.2, due marche da bollo, 60 giorni, i sette punti della relazione.
Casi
Le sanzioni del Garante 2025-2026
Cinque provvedimenti, tre con l'accordo o l'autorizzazione già in mano: cosa mancava a ciascuno.
Guida
GPS sui veicoli aziendali: cosa dice la legge
Statuto dei Lavoratori, GDPR, paletti del Garante, padroncini e terzisti, fasce orarie.
Dossier
Il dossier compliance di OptivoTrack
Informativa agli autisti, DPIA, nota tecnica sul dispositivo e supporto nell'iter con l'Ispettorato.
Domande frequenti
Se il GPS è del noleggiatore o del costruttore, serve comunque l'accordo o l'autorizzazione?
Sì, se alla guida ci sono dipendenti. L'art. 4 dello Statuto guarda alla possibilità di controllo a distanza, non a chi ha installato il dispositivo: la telematica del noleggio o il cloud del costruttore danno all'azienda gli stessi dati di un localizzatore proprio. Nel dicembre 2025 il Garante ha sanzionato con 120.000 euro un'azienda con undici auto a noleggio che riteneva il contrario, e la cui telematica nemmeno registrava la posizione.
L'autorizzazione che ho per le telecamere copre anche il GPS?
No. Il provvedimento dell'Ispettorato riguarda lo strumento descritto nell'istanza, e per il GPS dal 2023 esiste un modulo dedicato (INL 1.2) con una relazione sui suoi parametri: frequenza, tempo reale, accessi, disattivazione, fascia oraria, conservazione. Serve un'istanza propria o un accordo sindacale che lo nomini.
Quanto tempo ci vuole per l'autorizzazione dell'Ispettorato?
60 giorni per la sede territoriale e 90 per la sede centrale, che decorrono dalla trasmissione della dichiarazione di bollo. Non c'è silenzio-assenso: senza il provvedimento scritto l'autorizzazione non esiste, e le istruzioni del modulo ricordano che la sanzione penale dell'art. 38 vale anche per la sola installazione.