Le auto aziendali in uso promiscuo, quelle assegnate a un dipendente che le usa anche la sera e nel fine settimana, arrivano quasi sempre con un contratto di noleggio a lungo termine. E sempre più spesso il contratto include un servizio di telematica: chilometri, consumi, stile di guida, a volte la posizione. Chi gestisce la flotta tende a considerarlo un servizio del noleggiatore, che non lo riguarda. Il Garante Privacy, nel dicembre 2025, ha spiegato con una sanzione da 120.000 euro perché non è così.
Il caso: 120.000 euro per una telematica senza GPS
Il provvedimento 755 del 18 dicembre 2025 riguarda un’azienda sementiera del Parmense, parte di un gruppo internazionale. Da luglio 2023 il gruppo aveva attivato in Italia il servizio di telematica del noleggiatore su undici auto: otto assegnate individualmente ai dipendenti come fringe benefit, tre in pool per i soli viaggi di lavoro.
Il servizio non comprendeva la geolocalizzazione, perché il contratto non la prevedeva. Registrava però, per ogni viaggio professionale e privato, data e ora di partenza e arrivo, chilometri, carburante, frenate, accelerazioni, velocità, sterzate e curve, e assegnava a ogni comportamento un punteggio. La media mensile classificava lo stile di guida in tre livelli di rischio. I supervisori ricevevano ogni mese un file con eventi e punteggio di ciascun conducente, viaggi privati compresi. I dati restavano disponibili per 13 mesi.
L’azienda una valutazione d’impatto l’aveva fatta. Non aveva invece fatto la procedura dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori: secondo quanto ha dichiarato al Garante, senza geolocalizzazione aveva ritenuto, insieme alle rappresentanze sindacali, che non si trattasse di monitoraggio dei dipendenti. Il Garante ha deciso il contrario. Il dettaglio delle informazioni, la loro conservazione e consultazione per 13 mesi e il punteggio calcolato anche sui viaggi privati costituiscono, nel loro insieme, un’attività di controllo sul lavoratore, e senza accordo o autorizzazione la raccolta è illecita.
Al conto si sono aggiunte un’informativa scritta a livello di gruppo e giudicata inidonea, una valutazione del legittimo interesse senza un vero bilanciamento con i diritti dei dipendenti, e la mancata designazione dei soggetti esterni che vedevano i dati come responsabili del trattamento. Oltre alla sanzione, il Garante ha ordinato di cancellare i dati dei viaggi privati usati per calcolare i punteggi.
Senza GPS serve comunque l’accordo o l’autorizzazione
La lezione principale del caso è che l’art. 4 non guarda alla tecnologia ma alla possibilità di controllare il lavoratore. Una telematica che registra come guida una persona, viaggio per viaggio, e la valuta, ricade nella procedura anche se non sa dove si trova il mezzo. Vale per la telematica del noleggiatore, per il cloud del costruttore del veicolo e per qualsiasi app collegata all’auto.
La procedura è la stessa del GPS: accordo con le RSA o RSU, oppure istanza all’Ispettorato del Lavoro, con una relazione su cosa si raccoglie, perché, per quanto tempo e chi accede. I passaggi sono descritti nella guida su come si chiede l’autorizzazione all’Ispettorato. Se la telematica è già attiva sulle auto e non sai da dove partire, il check del GPS e della telematica sui mezzi aziendali ti dice in dieci domande cosa manca, compreso il caso in cui i dati arrivano dal noleggiatore.
Il titolare dei dati sei tu, non il noleggiatore
Nel caso del dicembre 2025 il Garante ha accertato che il titolare del trattamento dei dati di guida era l’azienda, non il noleggiatore. È il punto che cambia le responsabilità: l’azienda decide se attivare il servizio, chi vede i dati e per cosa li usa, quindi tocca a lei fare la procedura dell’art. 4, scrivere l’informativa e stabilire la conservazione.
Chi tratta i dati per conto dell’azienda (la piattaforma del noleggiatore, le eventuali società del gruppo che accedono ai report) va designato responsabile del trattamento con un contratto ai sensi dell’art. 28 del GDPR e con istruzioni scritte. Nel caso sanzionato i profili di supervisore e di amministratore della piattaforma potevano essere assegnati anche a dipendenti di altre società del gruppo, e l’accordo ex art. 28 è stato firmato solo dopo l’ispezione.
Uso promiscuo: i viaggi privati non si raccolgono
Sull’auto in uso promiscuo il problema si raddoppia, perché il veicolo è anche un pezzo della vita privata del dipendente. I principi del GDPR (minimizzazione, pertinenza) e gli orientamenti dell’Ispettorato vanno nella stessa direzione: la nota INL 2572 del 14 aprile 2023 chiede di consentire, di regola, la disattivazione del dispositivo durante le pause e fuori dall’orario di lavoro, e di escludere il monitoraggio continuo.
Nella pratica le strade sono tre, e conviene scriverle nell’accordo o nell’istanza:
- una modalità privata attivabile dal conducente, che sospende la raccolta durante i viaggi personali;
- fasce orarie di servizio impostate a monte, fuori dalle quali il sistema non registra;
- la sola raccolta dei dati che servono a gestire il veicolo (chilometri complessivi, manutenzione, carburante), senza punteggi per persona.
Avere lo strumento non basta: va usato. Nel 2018 il Garante aveva già sanzionato un’azienda che disponeva della funzione per disattivare la localizzazione nelle pause e non l’aveva attivata, conservando i dati per un anno (provvedimento 396 del 28 giugno 2018).
Cosa chiedere al noleggiatore prima di attivare la telematica
| Domanda | Perché conta |
|---|---|
| Quale livello di servizio è attivo, e la posizione è compresa? | Decide cosa va scritto nell’informativa e nella relazione all’Ispettorato |
| Quali dati registra per ogni viaggio, e distingue i viaggi privati? | I viaggi privati vanno esclusi o resi non consultabili |
| Calcola punteggi di guida per conducente? | Un punteggio per persona è un trattamento in più da dichiarare, e da valutare con attenzione |
| Chi vede i dati, con quali profili, anche fuori dall’azienda? | Ogni soggetto esterno va designato responsabile del trattamento |
| Per quanto tempo li conserva, e si può ridurre? | La conservazione la fissa il titolare in proporzione alle finalità, non il default della piattaforma |
| Come si estraggono i dati di un singolo conducente? | Serve per rispondere entro un mese a una richiesta di accesso |
Con le risposte in mano si scrivono l’accordo o l’istanza, l’informativa ai dipendenti e la valutazione d’impatto. Senza, si firma un servizio che il Garante considera un controllo a distanza.
Domande frequenti
Serve l’accordo sindacale se la telematica del noleggio non ha il GPS?
Sì, se registra e permette di valutare come guidano i dipendenti. Nel provvedimento 755 del 18 dicembre 2025 il Garante ha sanzionato con 120.000 euro un’azienda la cui telematica a noleggio non aveva la geolocalizzazione, ma registrava ogni viaggio, viaggi privati compresi, con un punteggio di guida e conservava i dati per 13 mesi: senza accordo o autorizzazione ex art. 4, la raccolta è stata giudicata illecita.
Chi è responsabile della privacy quando la telematica è fornita dal noleggiatore?
L’azienda che usa i veicoli e assegna le auto ai dipendenti è di regola il titolare del trattamento: decide se attivare il servizio, chi vede i dati e per cosa. Il noleggiatore e gli altri soggetti che trattano i dati per suo conto vanno designati responsabili con un contratto ai sensi dell’art. 28 del GDPR. La procedura dell’art. 4 dello Statuto e l’informativa ai dipendenti restano a carico dell’azienda.
Il GPS può registrare i viaggi privati sull’auto aziendale in uso promiscuo?
Di regola no. La raccolta deve limitarsi a quanto serve alle finalità dichiarate, e l’Ispettorato chiede di consentire la disattivazione fuori dall’orario di lavoro. Le soluzioni più usate sono la modalità privata attivabile dal conducente e le fasce orarie di servizio impostate a monte. Nel caso sanzionato nel 2025 il Garante ha ordinato di cancellare i dati dei viaggi privati usati per i punteggi.
Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale. Per un caso concreto, verifica con il tuo consulente del lavoro o con un legale.
Il passo successivo
Se hai auto o furgoni con telematica del noleggiatore o del costruttore, il primo passo è sapere cosa raccolgono davvero. Con il Cloud OEM, OptivoTrack legge i dati dal cloud del costruttore senza dispositivi a bordo, e lo stesso dossier compliance dei mezzi con localizzatore vale anche per questi veicoli.
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