Nel 2026 quasi tutti i software di trasporto dichiarano di leggere gli ordini con l’AI: da un PDF, da un Excel, da una mail. In demo il fornitore mostra un file pulito, con una riga per ordine e l’indirizzo scritto bene, e il risultato è perfetto ogni volta. I tuoi ordini non arrivano così. Questo articolo dice cosa portare in demo e quali cinque prove fare, a qualsiasi fornitore, per capire se l’acquisizione ordini regge sui documenti veri.
Il documento peggiore che ricevi
Prima della demo, apri la cartella degli ordini dell’ultima settimana e scegli i tre più brutti. Di solito sono questi.
- La foto del modulo compilato a mano, scattata con lo smartphone dal commerciale o dal cliente, un po’ storta, con una riga cancellata e la quantità corretta a penna.
- Il PDF scansionato di un ordine lungo: trenta righe, due pagine, una nota a margine che dice «consegnare dopo le 15».
- L’Excel di un cliente che usa il suo tracciato: la via in una colonna e il civico in un’altra, le celle unite nell’intestazione, due ordini sullo stesso foglio.
Chiedi di fare la demo partendo da lì, invece che dal file del fornitore. Se la risposta è «mandacelo prima, lo prepariamo», hai già imparato qualcosa.
Per avere un termine di confronto, guarda prima come Magic Order di OptivoRoute legge un ordine in chat: alleghi il file o incolli il testo, e vedi cosa chiede quando un dato manca. Poi fai le stesse cinque prove a chiunque.
Le cinque prove da fare a qualsiasi fornitore
1. Un dato che manca
Togli il civico a un indirizzo, o lascia vuota la quantità di una riga, e guarda cosa succede. I comportamenti possibili sono quattro: il sistema inventa un valore, lascia il campo vuoto e va avanti, cerca nello storico di quel cliente, oppure si ferma e chiede. I primi due costano una consegna sbagliata. Il terzo va bene solo se il risultato viene mostrato e confermato. Il quarto è quello giusto, purché la domanda arrivi prima che l’ordine entri nel piano.
2. Due ordini sulla stessa pagina
Un foglio con due clienti, o un PDF con dieci ordini di seguito, deve diventare due o dieci consegne, con le righe giuste sotto il destinatario giusto. Molti strumenti leggono bene un documento con un ordine solo e si confondono quando sulla stessa pagina ci sono più destinatari. Portane uno vero.
3. Un cliente nuovo e uno che servi da anni
Per il cliente storico il sistema dovrebbe sapere già indirizzo, finestra oraria e note di consegna, e usarli per completare quello che manca. Per il cliente nuovo deve chiedere tutto. Chiedi al fornitore da dove viene lo storico, da quando, e se si aggiorna con le consegne che fai.
4. Una correzione
Il sistema ha letto «via Roma 5» e il civico giusto è 15. Dove lo correggi? Scrivendolo nella stessa chat, in una tabella da ricontrollare riga per riga, oppure ricaricando il file? Il tempo della correzione è il tempo vero della funzione: se per sistemare un dato devi uscire dal flusso, la promessa di non ricopiare niente vale a metà.
5. Cosa esce dall’altra parte
L’ultima prova è l’uscita. Dall’ordine letto deve uscire una consegna con destinatario, indirizzo, quantità, finestra oraria e note, già nel posto in cui si calcolano i giri. Se invece esce un file da importare in un altro strumento, il lavoro si è solo spostato di un passo. Chiedi di vedere la consegna nel piano, non la tabella dell’estrazione.
Cosa non chiedere
Non chiedere la percentuale di accuratezza. Nessuno può verificarla sui tuoi documenti prima di averli visti, e un numero alto sul campione del fornitore dice poco sul tuo PDF scansionato. Chiedi invece il meccanismo: cosa fa il sistema con il dato che manca, con quello che non torna, con la riga che non riesce a leggere. Un fornitore che risponde «chiede» e te lo fa vedere vale più di uno che risponde con un numero.
Due domande in più, che in demo si dimenticano e dopo contano. Dove vengono elaborati i documenti, cioè in quale Paese e con quale modello. E cosa succede ai documenti dopo la lettura: quanto restano, chi può vederli. Per chi distribuisce farmaci o alimentari sono le domande che il cliente farà a te.
Dove si colloca Optivo
In OptivoRoute l’acquisizione ordini è Magic Order, una chat dentro il software. Alleghi i file così come sono, in Excel, CSV, PDF anche scansionato, la foto scattata con lo smartphone, oppure scrivi o incolli il testo, anche più file insieme e in più lingue. Un documento con più ordini diventa più consegne. Se un dato manca, l’AI lo cerca nello storico di quel cliente e, se non lo trova o il risultato non è verosimile, lo chiede nella stessa chat; la correzione si scrive lì. Le consegne escono con destinatario, indirizzo, quantità, finestra oraria e note, e passano direttamente al calcolo dei giri con i vincoli della libreria. I documenti sono elaborati da un modello AI gestito da Optivo su server in Europa.
Le cinque prove le facciamo volentieri sui tuoi documenti: prenota una demo e porta i tre più brutti.
Domande frequenti
L’AI legge anche un modulo compilato a mano?
Dipende dallo strumento e dalla leggibilità della scrittura. In OptivoRoute la foto di un modulo compilato a mano è uno dei formati che Magic Order accetta; quello che non riesce a leggere, lo chiede. La prova vera si fa con un tuo modulo, in demo.
Devo preparare un tracciato o un modello prima di caricare gli ordini?
In un’acquisizione in chat no: il file si allega così com’è, nei formati in cui arriva, oppure si incolla il testo. Se un fornitore ti chiede di compilare un modello prima, stai di nuovo ricopiando, solo in un posto diverso.
Cosa succede ai documenti che carico?
Chiedilo in demo a ogni fornitore: dove vengono elaborati e per quanto restano. In Optivo i documenti servono a creare le consegne del tuo piano e sono elaborati da un modello AI gestito da Optivo su server in Europa; se hai requisiti specifici su conservazione e accessi, li vediamo insieme in demo.
Il passo successivo
Le altre domande da fare a un fornitore, sui vincoli, sulla prova e sulla scala, sono nella guida su come scegliere un software di ottimizzazione dei giri. Se gli ordini ti arrivano già strutturati dal gestionale, la strada è l’API o l’export in CSV; la chat serve per tutto il resto, che di solito è la parte che oggi costa più tempo.