Alternativa a Excel
Excel funziona finché la flotta è piccola e i giri sono semplici. Quando i veicoli aumentano, i vincoli si moltiplicano e gli imprevisti arrivano in giornata, il foglio di calcolo diventa il collo di bottiglia. Optivo parte dal tuo Excel — lo importa così com'è — e lo trasforma in piani ottimizzati con tracking flotta e app autista integrati.
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Excel è ancora lo strumento più diffuso per pianificare le consegne nelle PMI italiane. Funziona, è economico, lo conoscono tutti. Ma quando la flotta supera i 5-10 veicoli o le consegne giornaliere passano la soglia delle decine, i limiti diventano evidenti.
Va detto onestamente: Excel resta valido per flotte molto piccole con pochi giri ripetitivi e nessun vincolo complesso. Costa zero in più rispetto al pacchetto Office che hai già, è universalmente conosciuto, e non richiede onboarding. Se gestisci 2-3 veicoli con consegne identiche ogni giorno e nessuna esigenza di tracking, Excel può bastare. Il problema arriva quando la complessità cresce: vincoli orari, finestre di consegna, capacità diverse, magazzini multipli, imprevisti in tempo reale. Lì il foglio di calcolo non scala — e ogni ora persa a riadattarlo è un costo nascosto.
Differenze chiave
Su Excel un fleet manager esperto impiega tipicamente 3-5 ore al giorno per costruire e correggere i giri. Optivo importa lo stesso file Excel così com'è e restituisce un piano ottimizzato in 5-30 minuti — l'AI completa gli indirizzi mancanti, riconosce i clienti ricorrenti dai dati storici e applica tutti i vincoli simultaneamente. Il dispatcher passa da operatore manuale a supervisore, recuperando metà giornata.
Excel può gestire un vincolo per volta: o ottimizzi per chilometri, o per finestre orarie, o per capacità del mezzo. Nella realtà i vincoli sono tutti insieme — finestre di consegna, capacità veicoli, magazzini multipli, priorità clienti, padroncini fissi, sequenze obbligate per la GDO. Optivo li considera contemporaneamente nel motore di ottimizzazione, e ti permette di definire vincoli su misura per il tuo settore senza scrivere formule.
Excel ti dice cosa avresti dovuto fare a inizio giornata. Non ti dice dove sono i veicoli adesso, se sono in ritardo, se hanno saltato una fermata, se il carburante consumato è anomalo. Optivo include tracking flotta plug & play, Control Tower con vista live e alert automatici. Quando un imprevisto entra a metà mattina, il sistema ricalcola — non tocca a te ricostruire il foglio.
Con Excel, la conferma di consegna è un foglio firmato che torna in ufficio dopo giorni — o non torna affatto. Optivo digitalizza il POD (firma, foto, note) e lo invia in tempo reale al dispatcher e al cliente. Tutti i dati confluiscono in dashboard KPI: tasso di successo, tempi medi, costi per consegna, emissioni CO2 — la base oggettiva per decidere dove ottimizzare il prossimo trimestre.
| Dimensione | Excel | Optivo |
|---|---|---|
| Tempo medio di pianificazione | 3-5 ore al giorno | 5-30 minuti |
| Ottimizzazione multi-vincolo | Manuale, un vincolo per volta | AI con tutti i vincoli insieme |
| Tracking flotta in tempo reale | Non disponibile | Incluso (plug & play o cloud) |
| App autista e Proof of Delivery | Non disponibile | WebApp inclusa, POD digitale |
| Ripianificazione su imprevisti | Manuale, con telefonate | Automatica dalla Control Tower |
| Reportistica e KPI | Da costruire a mano | Dashboard KPI ed ESG già pronte |
| Documenti eFTI / DDT | Manuali | Generazione automatica |
| Curva di apprendimento | Già conosciuto da tutti | Onboarding guidato dal team Optivo |
| Costo | Incluso in Office 365 / Sheets gratuito | Preventivo modulare su flotta e moduli |
Excel è incluso nel pacchetto Office 365 (o gratuito con Google Sheets), quindi a livello di licenza il costo aggiuntivo è zero. Quello che si paga, però, è il costo nascosto delle ore del fleet manager e degli errori di pianificazione: secondo l'Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano, il costo dell'ultimo miglio rappresenta fino al 53% del costo totale di spedizione, e le inefficienze operative possono erodere completamente i margini.
Costo licenza zero (incluso in Office 365 o gratuito). Costi nascosti: ore del personale dedicate alla pianificazione manuale, errori e km in eccesso, mancata visibilità sui costi reali di ogni giro.
Preventivo modulare costruito sulla tua flotta: hardware tracker plug & play incluso quando serve, app autista inclusa, onboarding e supporto del team Optivo inclusi. Nessun costo per task o per fermata. Prenota una demo per ricevere un preventivo personalizzato.
Resta su Excel se…
Hai una flotta molto piccola (1-3 veicoli), giri ripetitivi quasi identici ogni giorno, nessun vincolo orario stretto e nessuna esigenza di tracciamento o conferma di consegna digitale. Se la pianificazione ti porta via meno di un'ora al giorno e i clienti non chiedono visibilità sulle consegne, il foglio di calcolo è ancora la scelta più semplice.
Passa a Optivo se…
Gestisci 5+ veicoli, hai vincoli orari o di capacità che cambiano spesso, devi rispondere a clienti che chiedono dove sono le consegne, perdi più di un'ora al giorno a pianificare o a ricalcolare giri quando arriva un imprevisto. Se vuoi dati oggettivi per dimostrare ESG e KPI alla direzione, e se serve uniformare il lavoro di più dispatcher o magazzini, l'investimento si ripaga nel primo trimestre.
Il passaggio è progettato per essere indolore: non devi riformattare i tuoi file né cambiare il modo in cui lavorano i dispatcher.
Il motore Optivo accetta file Excel grezzi. Riconosce indirizzi, completa i dati mancanti dai dati storici e segnala le righe da rivedere. Nessun template obbligatorio, nessuna preparazione.
In una sessione di onboarding configuriamo insieme i vincoli specifici della tua operatività: finestre orarie, padroncini, sequenze GDO, capacità per veicolo. I dispatcher vedono i giri ottimizzati con la stessa logica che già usano.
Tracker plug & play sui veicoli o connessione cloud in linea con l'EU Data Act. Attivazione in pochi minuti, nessuna modifica al mezzo.
Dopo il primo mese hai dati oggettivi su tempo di pianificazione, km percorsi, consumi e tasso di successo consegne. Il confronto con il periodo Excel rende visibile il ritorno dell'investimento.
Nei primi test di ottimizzazione abbiamo ridotto la flotta di 2 camion al giorno mantenendo lo stesso livello di servizio.
-2 camion/giorno
riduzione flotta nei primi test
Sì. Optivo importa file Excel grezzi senza richiedere un template specifico. L'AI riconosce indirizzi, recupera dati storici e completa le informazioni mancanti automaticamente. Mantieni il tuo flusso di lavoro e aggiungi l'ottimizzazione.
Optivo offre un piano modulare costruito sulla flotta e sui moduli attivi (ottimizzazione rotte, tracking, app autista, Control Tower). Prenota una demo gratuita per ricevere un preventivo personalizzato. Excel ha costo licenza zero ma genera costi nascosti significativi: ore del personale e chilometri in eccesso.
L'attivazione tipica è di poche settimane. La piattaforma cloud è pronta dal giorno uno; il tempo serve per la configurazione dei vincoli operativi specifici e, se richiesto, per l'installazione dei tracker plug & play sui veicoli (operazione di pochi minuti per veicolo, senza modifiche al mezzo).
L'interfaccia è pensata per chi pianifica oggi su Excel: stessa logica di lettura dei giri, stesso tipo di filtri. La differenza è che il calcolo lo fa il motore AI invece del fleet manager. Il team Optivo accompagna i dispatcher nell'onboarding.
La Control Tower riceve gli alert dai veicoli (ritardi, deviazioni, consegne mancate) e ricalcola i giri rimanenti automaticamente. Il dispatcher decide se applicare la ripianificazione suggerita. Su Excel la stessa cosa richiede telefonate e ricalcoli manuali.
Il modulo OptivoTrack è incluso nella piattaforma. Puoi attivarlo via connessione cloud (in linea con l'EU Data Act) oppure via dispositivo plug & play sul veicolo. Nessuna modifica al mezzo, nessun fornitore aggiuntivo da gestire.
Le informazioni di confronto sono accurate alla data di ultimo aggiornamento riportata sopra. Tempi e benefici dipendono dalla complessità della flotta e dei vincoli operativi specifici.
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